【マニュアル作成 効率化！】ChatGPTで誰でも使える業務マニュアルを作る

マニュアル作成に時間がかかって、つい後回しにしてしまう…。

外部スタッフが増えると、業務の質を保つためにマニュアル作成が欠かせません。とはいえ、ゼロから作るのは時間も手間もかかりがち。

そんなとき頼れるのがChatGPT。テンプレートを活用することで、短時間で整理されたマニュアルが作れます。

本記事では、ChatGPTを活用して業務マニュアルを作成する具体的な手順をご紹介します。

こんな人におすすめ！

ユーザー	利用できる場面
店舗マネージャー	飲食・小売店でのアルバイト向けマニュアル作成。接客・レジ業務などを標準化。
イベント運営担当者	イベントスタッフ向けに受付・案内などのマニュアルを作成。毎回の事前説明を効率化。
介護施設のリーダー	外部ヘルパー向けに日常介護や緊急対応手順のマニュアルを整備。現場のばらつきを減らす。

業務マニュアル作成手順

具体例として、あなたは飲食店を複数店舗展開しているマネージャーとして、外部スタッフ向けに「ホール業務のマニュアル」を作成します。

ChatGPTで効率的にマニュアルを作成してみます。
実際の例で確認してみましょう

業務内容を分解して整理する

ChatGPTに投げるプロンプトを作るために、まずホール業務の作業内容をリストアップします。業務の手順をリストアップし、何をマニュアル化したいのか明確にすることが、精度の高い出力につながります。

このように細分化することで、各作業ごとにマニュアルを作成できます。

業務マニュアル作成を依頼するプロンプトを作成

ChatGPTに「ホール業務マニュアル」を書かせるため、プロンプトを作成します。

プロンプトのポイント

• 「対象者」を明示して、初心者向けの説明にする
• 出力内容のフォーマットを指定して、読みやすくなる
• 要素をリスト化して、整理して出力する

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ChatGPTの出力結果は以下の通りです。

業務の目的、業務の流れが明確になり、注意点も含まれているため、マニュアルとしての基本的に使える内容です。ChatGPTでマニュアルを作り、実際の業務に合わせて編集・加筆することで、現場に即したマニュアルになります。

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ChatGPTを使えば、業務内容の整理から構成作成、文章化まで一括で支援してくれます。まずは業務を分解し、プロンプトを作ってChatGPTに入力してみましょう。

現場で使えるマニュアルが短時間で手に入ります。

まとめ