営業の方は、新規取引先開拓のため、メールを送ることがあると思います。その上で、顧客に合わせた営業メールを作ることは時間と労力がかかるため、大変だと思います。ChatGPTでは営業メールを自動的に作成してくれるので、メールの作成時間を短縮することができます。ぜひChatGPTを活用して、面倒な作業を減らしましょう！
ここでは、プロンプトを利用して、実際に新規開拓メールを作成します。特にどのようにプロンプトを作成すると良いか示します。
プロンプト作成方法
メールを要素に分ける
一言でメールと言っても、メール構成や文章表現、メール内容等、要素を細分化できます。そこで、各要素ごとにプロンプトの内容を記述しメールを作成します。各要素で記述すべき点は以下の通りです。
＃役割
（定型文）あなたは新規営業先を開拓する営業です。
＃命令文
（定型文）新規開拓先を獲得するため、アポどりメールを作成してください。
（定型文）アポどりメールの文面を以下の＃メール内容、＃メール構成、＃メール表現を含む内容で作成してください。
＃メール内容
自己紹介：「会社名」と「ご自身の名前」を記載します。
自社サービス：「自社サービスは何を提供しているのか」「強み」「実績」等を記載します
顧客情報：「業種」「事業内容」等、顧客が属するカテゴリーを記載します。
顧客課題：想定しうる顧客の課題を記述します。
顧客ニーズ：顧客課題に対して生まれるニーズを記載しますプログラマーの生産性アップ、生産性の高いプログラマーの獲得
導入文：自己紹介とメールをした目的を明記する
提案内容：自社サービスの紹介と顧客の課題解決、顧客のニーズを満たすことを示す。特に自社サービスがどのように課題解決できるか示す。
行動喚起：顧客のアポどり（ミーティング日時）を明確に促す
＃メール表現
文章は簡潔に書く
太字のメール内容は臨機応変に変えていただいて構いません。このプロンプトで重要なのは、自社サービスが「なぜ」「どのように」相手方へ貢献できるかを記述する点です。この点を記述することで、相手の立場に立った回答を引き出すことができます。
プロンプト例
実例として、AIサービスを提供する会社として、IT会社へのメールを作成しました。太字の部分がテンプレに対応して変更した内容です。
＃役割
あなたは新規営業先を開拓する営業です。
＃命令文
新規開拓先を獲得するため、アポどりメールを作成してください。
アポどりメールの文面を以下の＃メール内容、＃メール構成、＃メール表現を含む内容で作成してください。
＃メール内容
自己紹介：〇〇株式会社の△△（名前）
自社サービス：AIによる業務自動化ツールを提供している。データ入力やレポート作成を自動化し、業務時間を平均50％削減する効果あり。特に営業部門での活用例として、□□株式会社様で3か月で生産性が大幅に向上した実績あり
顧客情報：業種はIT。
顧客課題は、事業拡大のためプログラマーの生産性を上げたい。プログラマー人員不足の解消。
顧客ニーズ：プログラマーの生産性アップ、生産性の高いプログラマーの獲得
＃メール構成
導入文：自己紹介とメールをした目的を明記する
提案内容：自社サービスの紹介と顧客の課題解決、顧客のニーズを満たすことを示す。特に自社サービスがどのように課題解決できるか示す。
行動喚起：顧客のアポどり（ミーティング日時）を明確に促す
＃メール表現
文章は簡潔に書く
上のプロンプトを使って、ChatGPTへ質問をすると…
プロンプトに沿う文章を作成してくれました！上記で重要と述べた、自社サービスがどのように相手へ貢献できるかについても記述ができています。
このように一度プロンプトを作成しておけば、あとはChatGPTが自動的に文章を作成してくれるので、メール作成の手間が省けます。業種や顧客情報をリスト化し活用すると良いでしょう
もし魅力的なメールになっていないと感じた場合は、プロンプトの要素を変更して、メールを複数個作成し、比較するとよいでしょう。また、メール作成の注意点として、会社の機密事項は入力しないように注意しましょう。
テンプレはこちら
上記で使用したプロンプトをダウンロードできるようにいたしました。ぜひこちらからダウンロードして使ってみてください。
まとめ
- メールの内容を分解して、要素ごとにプロンプトを作成する
- 自社サービスが相手へ貢献できることをプロンプトへ記述する
